Ein „ganz normaler“ Tag am Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft

CORONA

Auch uns am Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft betrifft das Corona-Virus und wir haben uns frühzeitig darauf eingestellt. Da wir als Themenzentrum für die IT-Wirtschaft im täglichen Arbeiten mit Software in Kontakt kommen, fiel uns die Umstellung auf 100%-Homeoffice nicht schwer. Trotzdem gab es einiges zu beachten. Hier ein kleiner Einblick in den Arbeitsalltag mit dem ganzen Team im Homeoffice.

Der Kalender

Seit meinem ersten Job habe ich mich mit dem digitalen Teamkalender angefreundet. Er zeigt mir wo ich bin, sein werde und hin soll. Dasselbe tut der Kalender für meine Kollegen. Ich kann nur meinen Tag anschauen, den Tag meiner Kollegen oder den Tag des gesamten Teams. So bin ich immer informiert und kann auch meine Kollegen via Einladung zu Terminen einplanen. Die Terminbeschreibung und den Terminort brauche ich nicht lange in meinen Mails zu suchen, wenn ich einen gut gepflegten Kalender nutze. Mittels Farben kann man Prioritäten und Termintypen, wie z.B. In-House Meeting, Kundentermin oder Webmeetings kategorisieren sowie den Pfad zum Meeting direkt hinterlegen.

Das morgendliche Zusammensein im Büro wird ein geteilter Bildschirm

Statt dass man sich am „Wasserloch“ aka Kaffeeküche trifft und erstmals die Kollegen und Büronachbarn trifft, sieht man sich beim morgendlichen Meeting um Punkt 09:00 Uhr auf einschlägigen Videoplattformen. Hier bringt man auch mal seine Kaffeetasse mit an den Bildschirm und startet den Tag. Aber Vorsicht: Ess- und Trinkgeräusche gilt es auf jeden Fall zu vermeiden, also denkt daran die Mikrophone auszuschalten, wenn ihr keinen Redebeitrag habt und denkt ebenfalls daran, es einzuschalten, wenn ihr redet.

Das spontane Meeting oder der Zuruf im Büro läuft nun via Chatprogramm

Hier tummelt sich das Team zur spontanen Absprache, der Datenübertragung oder auch, um den kleinen Scherz zwischendurch zu kommunizieren. Meistens werden die Punkte aus dem morgendlichen 09:00 Uhr- Termin hier bilateral oder via #-Funktion in Teams besprochen. Das Chatprogramm ist für die interne Kommunikation ein immanentes Programm, welches das Zusammenarbeiten enorm erleichtern kann und dafür sorgt, dass die E-Mail Postfächer nicht überlaufen.

Das gute alte Telefon

Ein Tool der ersten Stunde, wenn es um das Thema Homeoffice geht. Zur internen und externen Kommunikation ist das Telefon nicht wegzudenken. Es ermöglicht einen sehr persönlichen Austausch und dient der schnellen Abstimmung und Informationsübermittlung. Häufig hilft es auch komplexe Sachverhalte abzustimmen und ist besonders mächtig, wenn es darum geht eng auf Kante genähte Projekte zu finalisieren.

Die E-Mail

Kaum zu glauben, dass es Zeiten ohne E-Mail gab. Kutschen, Rohrpost, Brieftauben usw. gehören der Geschichte an. Zur seriösen Kommunikation gehört einfach eine saubere E-Mail. Hier herrscht (besonders in der externen Kommunikation) ein Knigge, welcher nicht zu unterschätzen ist. Die E-Mail kann vollgepackt sein mit Informationen, Listen, Anhängen und Termineinladungen. Ein echter Allrounder, welcher manchmal leider zu vollgepackt wird. Ich bin beim Schreiben der Mail ein Freund von kurzen Mails mit prägnanten Aussagen. Das Nutzen der CC – Einbindung relevanter Kollegen in für sie wichtig werdenden Ereignissen und BCC, um meine Vorgesetzten über den Fortschritt meiner Arbeit in Kenntnis zu setzen kann sehr viel Arbeit sparen. CC/BCC setzen einen gewissen Teamspirit voraus und es bedarf für manch einen Mut seine Mails gegenüber nicht direkt Angeschriebenen zu öffnen – die Effizienzsteigerung kann allerdings enorm sein, wenn der Sender wohlüberlegt damit umgeht. Eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung gehören dazu und bieten Raum für persönliche Grußformeln.

Der Server – das Herzstück und Hirn der internen Zusammenarbeit

„Das lege ich Dir dann auf Q: ab“ heißt es liebevoll, wenn Kollegen und Kolleginnen zusammen an einer Abgabe feilen. Q: ist der Name unseres Servers, welcher – brav in Deutschland gehostet – sicher in Aachen ruht und auf Anfrage via VPN-Client aus der ganzen Welt angesteuert werden kann. Durch unseren Q: können wir alle zusammen an Dokumenten arbeiten ohne lästige Abstimmungen oder Dopplungen erzeugen zu müssen. Durch das gegenseitige zusenden von Pfaden, wie z.B. Q:\KIW\AG Künstliche Intelligenz, gelangen wir über eine Ordnerstruktur zu den relevanten Daten und können uns via Chat die Orte des Geschehens zuspielen und somit zusammen an Office Dokumenten usw. arbeiten. Speziell für Archivierung, Präsentationen und das Verfassen gemeinsamer Artikel nutze ich Q: sehr gerne und oft.

Wir kommen also gut zurecht im Homeoffice. Jedoch spüre ich manchmal, dass meine direkten Kollegen mir manchmal fehlen. Das Sparring und der Humor sind für uns Menschen immer noch ein wichtiger Teil unserer arbeitenden Identität. Auch die Atmosphäre im Büro spornt mich persönlich an. Es ist und bleibt allerdings Geschmackssache. Ich bin froh, dass wir eine gesunde Regelung getroffen haben und von Zuhause aus bestens vorankommen. Mal schauen wie es nach Corona weitergeht und  wie viele Arbeitgeber einen „digitalen Zeitsprung“ erlebt haben, da sie gezwungen waren, digitale Tools zur Überwindung der durch Corona verursachten Hindernisse einzusetzen.

Bleiben Sie gesund.

Tarek Annan

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