Tools für das Homeoffice
Durch die Corona-Krise stehen immer mehr Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen. Dazu gehört die Kommunikation während die meisten Mitarbeiter im Homeoffice sind. Natürlich kann die interne Kommunikation über Chats oder Telefonate stattfinden, aber wenn es an Team-Besprechungen, Meetings mit Kunden, Webinare oder Konferenzen geht, braucht es verlässliche Tools um Termine digital durchführen zu können. Und zwar ohne unangenehme Störungen und größere Qualitätsverluste. Zudem möchten oder können nicht alle für jedes Meeting ein neues Tool auf dem Rechner installieren, weshalb Webkonferenzen immer wichtiger werden.
Die Probleme, die bei Webkonferenzen auftreten können, sind vielseitig, zumal jedes Unternehmen und jedes Format eigene Kriterien haben. Bei allen Formaten ist natürlich vor allem die Audioqualität relevant. Aber um möglichst nah an persönliche Gespräche heranzukommen, wird die Videoqualität in diesen Zeiten immer relevanter – Nicht zuletzt, um dem allgegenwärtigen Social Distancing wenigstens etwas entgegenzuwirken.
Insbesondere die Stabilität hängt aber bei vielen Tools von der Teilnehmerzahl und der Meetinglänge ab. Gerade für Konferenzen mit Kunden, anderen Externen und Webinaren sind eine größtmögliche Teilnehmerzahl und ggf. auch eine ausgedehnte Meetinglänge teilweise unumgänglich. Technische Störungen werden zwar aktuell mit viel Verständnis hingenommen, aber dennoch ist die Ineffizienz von entsprechenden Tools immer eine große Unannehmlichkeit für die Moderatoren bzw. Veranstalter und führen im schlimmsten Fall dazu, dass das Image des Unternehmens dadurch Schaden nimmt. Für die Stabilität über einen großen Zeitraum hinweg und mit vielen Teilnehmern bekannt sind Zoom, Team Viewer, ClickMeeting und GoToMeeting. Allerdings sind Zoom – trotz der wirklich herausragenden Stabilität – und Team Viewer datenschutztechnisch bedenklich. GoToMeeting besticht durch die einfache Integration des eigenen Corporate Designs, sodass der virtuelle Raum professionell und weniger anonymisiert ist. Blizz, eine Lösung von Team Viewer funktioniert in der kostenlosen Version vor allem für kleinere Gruppen gut. Problematisch in großen Gruppen ist das Potenzial für kommunikatives Chaos. Zoom bietet hier eine Wortmeldefunktion.
Ein weiterer großer Faktor, der vielen Unternehmen Kopfschmerzen bereitet, ist das Thema Datenschutz. Viele Tools haben ihre Server nicht in Deutschland, oder geben Daten aus anderen Gründen weiter. Wer in Konferenzen über sensible Themen spricht, muss daher sein Augenmerk vor allem auf solche Tools legen, die mit den geteilten Inhalten verantwortungsvoll umgehen. Dazu gehören Mikogo und alfaview. Während alfaview neben dem guten Umgang mit Daten vor allem durch die Möglichkeit verschiedener virtueller Räume besticht, hat Mikogo einige praktische Features. Z.B. die Aufzeichnung der Videokonferenz, ein interaktives Whiteboard und einen Sitzungsplaner.
Für einige Unternehmen können neben der Videotelefonie aber auch Gesamtlösungen von Interesse sein, in denen es viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten gibt, wie einen Chat, Datenaustausch, verschiedene Räume. Zu diesen Gesamtlösungen gehören Discord und BlueJeans. Discord ist eher in der Gaming-Szene bekannt und vor allem für die interne Kommunikation ein hilfreiches Tool. BlueJeans bietet eine sehr gute Audioqualität, effiziente Aufgabenverteilung, Smart Meetings und kann in andere gängige Kommunikationstools (z.B. Skype) eingebunden werden. Aktuell gibt es eine regelrechte Überflutung von vielen cleveren Tools – Unternehmen haben also die Qual der Wahl. Um diese Auswahl zu begrenzen, ist es sinnvoll, sich über die spezifischen Kriterien klar zu werden:
- Was ist Ziel des Meetings?
- Welches Format will ich abbilden?
- Ist es ein internes Meeting?
- Sofern es nicht intern ist: Spreche ich mit Partnern oder (potenziellen) Kunden?
- Wie viele Teilnehmer wird das Meeting voraussichtlich haben?
- Wie lange wird die Unterhaltung voraussichtlich dauern?
- Wie relevant ist der Datenschutz für dieses Meeting?
- Welche Funktionen sind für den Erfolg des Meetings unabdingbar?
- Ist das Tool benutzerfreundlich? Welches Tool ist am ehesten bei meinen Gesprächspartnern bereits vorhanden?
Letztendlich sind aber viele der zuverlässigen Tools mit Kosten verbunden, weshalb man sich als Unternehmen auch folgende, durchaus hoffnungsvolle, Frage stellen sollte:
Welches Tool hat auch nach der Corona-Krise für mein Unternehmen noch einen Mehrwert?
Autorin: Dr. Geraldine Schmitz
